Menu Account

MENU ACCOUNT

Setelah data perusahaan dibuat pada program MYOB, langkah selanjutnya dalam aplikasi pengolahan data akuntansi dengan MYOB adalah pengaturan kode account agar sesuai dengan karakteristik perusahaan.

A.  Account List

MYOB membagi klasifikasi account (rekening) menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi telah diberikan nomor default seperti berikut:

Assets diawali dengan nomor                     1-xxxx

Liability diawali dengan nomor                  2-xxxx

Equity diawali dengan nomor                    3-xxxx

Income diawali dengan nomor                   4-xxxx

Cost of Sales diawali dengan nomor          5-xxxx

Expense diawali dengan nomor                  6-xxxx

Other Income diawali dengan nomor         8-xxxx

Other Expense diawali dengan nomor       9-xxxx

Account di dalam MYOB disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat dirinci lagi menjadi sub-account di bawahnya. Untuk setiap account ada dua kemungkinan hierarkinya, yaitu sebagai Account Induk (Header Account) atau sebagai Account Anak (Detail Account).

1.    Header Account adalah account yang tidak dapat digunakan untuk mencatat transaksi. Header Account merupakan account yang menunjukkan kategori umum yang dirinci lebih lanjut di account detail. Header Account juga sebagai total dari suatu kelompok account.

2.    Detail Account adalah account yang merupakan rincian dari account header. Account inilah yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi atau sebagai pos penampung suatu transaksi.

B.       Membuat Daftar Akun Baru

Account baru dapat dibuat jika account tersebut belum tersedia dalam MYOB dengan cara

1.       klik tombol New pada bagian bawah tampilan account list.

2.       Tentukan tipe account dengan mengklik salah satu pilihan header account atau detail account.

3.       Isi kelompok account dan kode/nomor account lalu klik tombol tab.

4.       Isi nama account sesuai yang diinginkan

5.       Klik close.

Menu-menu yang terkait dengan pembuatan account baru:

1.       Header Account (Non Postable): pilihan ini untuk account yang akan dibagi lagi.

2.       Detail Account (Postable): tipe ini digunakan untuk account yang tidak beranak lagi.

3.       Inactive Account: untuk account yang tidak digunakan untuk bertransaksi lagi. Istilahnya adalah diistirahatkan/dipensiunkan/dikarantina. Jika suatu saat dibutuhkan lagi tinggal mengaktifkan lagi.

4.       Account Classification: ada 8 jenis klasifikasi yang dapat anda pilih. Pilihan ini akan menentukan nomor pertama dari Account Number.

5.       Account Number: anda hanya dapat mengisikan 4 digit terakhir saja karena digit pertama sudah otomatis diberikan sesuai Account Classification di atas.

6.       Account Name: anda dapat mengisikan nama account

7.       Opening Balance: untuk pengisian saldo awal (dapat diabaikan dulu)

8.       Current Balance: menunjukkan saldo terakhir dari account ini

C.  Mengganti Account yang Telah Ada

Saat membuat data baru, sudah disediakan beberapa account standar oleh MYOB. Semua account yang disediakan tersebut berbahasa Inggris. Anda dapat mengganti account tersebut ke dalam Bahasa Indonesia atau yang lain. Ada beberapa akun yang bisa dihapus dan ada yang tidak bisa dihapus namun bisa diganti ke nama dan nomor kode account lain. Beberapa account yang telah tersedia meliputi:

1.        General Cheque Account = kas

Account ini sebagai default untuk mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.

2.        Undeposit Fund = kas belum disetorkan

Account ini sebagai account sementara yang menampung transaksi pembayaran pelanggan berupa cek/ giro belum jatuh tempo. Penerimaan cek/ giro akan dicatat mengurangi piutang, namun belum menjadi kas.

3.        Trade debtors = piutang usaha

Account untuk menampung piutang usaha dari transaksi penjualan pada pelanggan.

4.        Trade creditors = utang usaha

Account untuk menampung utang dari transaksi pembelian pada pemasok.

5.        Payroll Liabilities = utang upah/ gaji

Account untuk menampung utang atas upah/ gaji yang belum dibayarkan pada karyawan.

6.        Retained Earning = laba ditahan

Account penampung laba/ rugi periode berjalan setelah file ditutup buku tahunan.

7.        Current Earning = laba tahun berjalan

Account untuk menampung laba / rugi periode berjalan. Selisih antara pendapatan dengan harga pokok dan beban dalam suatu periode akan ditampung

dalam account current earning, nilainya akan ditampilkan pada posisi neracadi sebelah ekuitas (equity)

8.        Historical Balancing Account = saldo awal

Account penyeimbang saldo awal yang dimasukkan ke neraca jika terjadi selisih antara harta, utang, dan modal.

9.        Wages Salaries = beban gaji/ upah karyawan Account penampung gaji/ upah karyawan

10.    Other Employer Expense = beban upah lainnya

Account penampung gaji dan upah karyawan selain gaji yang sudah dicatat pada

wages salaries.

Agar kode account sesuai dengan karakteristik perusahaan, maka kode account yang telah dipilih harus disesuaikan. Cara mengganti nama dan kode account:

1.	Klik Account dari menu Command Centre lalu klik Account List
2.	Klik anak panah		di sebelah kiri account yang akan diganti, atau

3.      Klik ganda account yang akan diganti, atau

4.      Sorot (klik sekali) account yang akan diganti lalu klik tombol Edit

5.      Setelah tampil account yang akan diganti, gantilah kode/nomor account dan nama account sesuai yang diinginkan.

6.      Setelah itu klik OK.

D.  Menghapus Account yang Telah Ada

Perlu diketahui bahwa MYOB memiliki account standar yang tidak bisa dihapus yaitu meliputi beberapa account yang telah disebutkan di atas, account yang sudah pernah digunakan untuk mencatat satu transaksi, dan account yang terhubung dengan linked account. Account yang tersedia dalam MYOB (kecuali yang telah dijelaskan sebelumnya) yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan dapat dihapus dengan cara:

1.      Klik Account dari menu Command Centre lalu klik Account List

2.      Klik anak panah   di sebelah kiri account yang akan dihapus, atau

3.      Klik ganda account yang akan dihapus, atau

4.      Sorot (klik sekali) account yang akan dihapus lalu klik tombol Edit

5.      klik delete account. 

E.   Mengganti Level (Tingkatan) Account

Tingkatan/level account dapat diubah-ubah dengan mudah, yaitu dengan menekan

tombol Up  atau Down . Level yang mudah diganti adalah level 2, 3, dan 4. Sedangkan level 1 tidak dapat diubah. Walaupun level dapat diubah, tetapi urutan account tetap berdasar nomor account-nya. Jika level 3 mau diturunkan ke level 4 berarti tipenya harus diubah menjadi detail dulu, selain itu level 2 dan 3 diatasnya harus dibuat dulu dengan tipe Header.

F.   Menentukan Linked Account

Beberapa dari default account tidak dapat dihapus, tetapi dapat diganti dengan nomor lain. Kenapa tidak dapat dihapus? Karena account tersebut telah terhubung dengan account dan form yang lain (Linked Account). Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:

1.   Linked Account yang diisi dari menu Setup

2.   Linked Account yang melekat pada Form Tax Codes

3.   Linked Account yang melekat pada Form Item List

Linked Account yang telah diisi dengan benar akan menghasilkan jurnal yang otomatis pula. Jadi Linked Account membantu kita dalam hal pembuatan jurnal standar (Debit/Kredit) yang diambil dari form isian yang telah disediakan