Pencatatan Data Transaksi

PENCATATAN DATA TRANSAKSI

Untuk mencatat data transaksi pada program MYOB digunakan menu Account

(General Ledger), Banking (Receive Money dan Spend Money), Sales, dan Purcase.

A. MENU ACCOUNT

Menu Account berfungsi sebagai Jurnal Umum (General Ledger) yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus (penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian). Pencatatan jurnal umum dilakukan melalui submenu Record Jurnal Entry.

Untuk bisa mengisikan form ini dengan benar, anda harus faham betul tentang akuntansi, karena di form ini anda harus memisahkan sendiri account yang masuk sebelah debet atau kredit. Selain itu anda harus menentukan sendiri account yang berpengaruh terhadap sisi debet dan kredit tersebut.

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan record journal entry adalah:

^Ø  Penyesuaian pemakaian perlengkapan (supplies)

^Ø  Penyesuaian alokasi sewa bulanan terhadap sewa dibayar di muka

^Ø  Penyesuaian cadangan kerugian piutang

^Ø  Setoran ke Bank dan ambilan uang dari Bank (selain dari Banking)

^Ø  Pengkreditan PPN Masukan dan PPN Keluaran

^Ø  Pencatatan dan pengakuan biaya yang masih harus dibayar seperti bunga, sewa, dan lainnya.

^Ø  Penyusutan aktiva tetap, dll

Cara pengisian jurnal umum:

1.  Klik Record Jurnal Entry pada menu Account

2.      General Journal diisi nomor urut identifikasi transaksi, Date diisi tanggal transaksi (perhatikan setting tanggal, D/M/YY atau M/D/YY), Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi yang terjadi, Acc# diisi kode account yang dipilih, lalu isikan nominal debet dan kreditnya.

3.      Klik Record

B. MENU BANKING

Menu Banking berfungsi sebagai Jurnal Penerimaan Kas (Receive Money) dan Jurnal Pengeluaran Kas (Spend Money) yang digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas selain transaksi penjualan dan pembelian.

1.       Penerimaan Kas (Receive Money)

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:

^Ø   Menerima pendapatan bunga, sewa, dan lain-lain

^Ø   Menerima kembali piutang yang telah dihapuskan, dll

Cara pengisian jurnal penerimaan kas:

a)  Klik Receive Money pada menu Banking

b)      Deposit to Account diisi account yang digunakan untuk penerimaan kas bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan), Payor diisi nama pihak yang membayar, ID# diisi nomor urut identifikasi transaksi penerimaan kas, Date diisi tanggal terjadinya transaksi penerimaan kas,

Amount Received diisi jumlah uang diterima, Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi, Payment Metode diisi cara pembayaran yang digunakan, Acc# diisi kode account yang digunakan untuk mengalokasikan penerimaan kas

c)  Klik Record

2.       Pengeluaran Kas (Spend Money)

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:

^Ø   Pembelian perlengkapan

^Ø   Pembayaran beban-beban (gaji, listrik dan telepon, iklan, asuransi, bunga, dan lain-lain)

^Ø   Pengeluaran uang untuk keperluan pribadi (prive)

^Ø   Pembayaran angsuran, dll

Cara pengisian jurnal pengeluaran kas:

a)       Klik Spend Money pada menu Banking

b)      Pay from Account diisi account yang digunakan untuk pembayaran kas bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan), Payee diisi nama pihak yang menerima pembayaran, Cheque No. diisi nomor urut identifikasi transaksi pengeluaran kas, Date diisi tanggal terjadinya transaksi pengeluaran kas, Amount diisi jumlah uang dibayarkan oleh perusahaan, Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi, Acc# diisi kode account yang digunakan untuk mengalokasikan pembayaran kas dan amount diisi jumlah uang yang dibayarkan

c)       Klik Record

C. MENU SALES

Menu Sales digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan penjualan. Transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal ini dapat berupa penjualan item, penjualan service, penjualan professional, dan penjualan miscellaneous. Penjualan item digunakan untuk mencatat penjualan berupa barang dagang (item). Penjualan service digunakan untuk mencatat penjualan-penjualan jasa yang tidak terdapat atau tidak memiliki persediaan. Penjualan professional digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa profesional yang diberikan atau dijual kepada customer. Penjualan miscellaneous digunakan untuk mencatat transaksi penjualan lain-lain yang tidak dapat dicatat melalui penjualan barang, penjualan jasa, dan penjualan profesional.

Transaksi yang dicatat dalam Sales (Jurnal Penjualan) adalah:

^Ø   Penjualan secara tunai

^Ø   Penjualan secara kredit

^Ø   Penjualan dengan uang muka

^Ø   Retur penjualan

^Ø   Penerimaan pembayaran piutang