Transaksi Penjualan Barang Dagang

  Transaksi Penjualan Barang Dagang

a)    Klik Enter Sales pada menu Sales

Lalu akan muncul jendela seperti tampak pada gambar.

b)    Ubah format dengan klik Layout dan pilih Item

c)    Pilih INVOICE

d)   Customer diisi nama pelanggan yang melakukan pembelian

e)    Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk pajak

f)     Tampilan Term otomatis akan terisi. Jika ingin mengganti klik tanda panah putih di sampingnya dan diedit

g)    Invoice diisi nomor faktur

h)    Date diisi tanggal penjualan

i)      Customer PO# diisi nomor order pembelian

j)      Ship diisi jumlah barang yang dijual

k)    Item Number diisi kode barang yang dijual, maka kolom description otomatis terisi.

l)      Price diisi harga barang. Jika anda mengerjakannya secara sistematis, kolom Price juga otomatis terisi

m)  Disc% dan Job biarkan saja

n)    Tax diisi PPN

o) Klik Record

Untuk mencatat penjualan secara tunai maupun kredit sama saja, hanya bedanya jika penjualan secara tunai pada kolom Paid Today diisi jumlah uang yang dibayar oleh customer, yang artinya transaksi tersebut langsung dibayar tunai pada hari transaksi.

2.    Transaksi Retur Penjualan:

a)       Klik Enter Sales ada menu Sales

b)      Pilih INVOICE

c)       Customer diisi nama pelanggan yang melakukan pengembalian barang

d)      Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk pajak

e)       Invoice diisi nomor nota kredit

f)       Date diisi tanggal retur penjualan

g)      Customer PO# dikosongkan saja

h)      Ship diisi jumlah barang yang diterima kembali. Diisi dengan angka negatif.

i)        Item Number diisi kode barang, maka kolom description otomatis terisi.

j)        Price diisi harga barang

k)      Klik Record

Pencatatan Data Transaksi

PENCATATAN DATA TRANSAKSI

Untuk mencatat data transaksi pada program MYOB digunakan menu Account

(General Ledger), Banking (Receive Money dan Spend Money), Sales, dan Purcase.

A. MENU ACCOUNT

Menu Account berfungsi sebagai Jurnal Umum (General Ledger) yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus (penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian). Pencatatan jurnal umum dilakukan melalui submenu Record Jurnal Entry.

Untuk bisa mengisikan form ini dengan benar, anda harus faham betul tentang akuntansi, karena di form ini anda harus memisahkan sendiri account yang masuk sebelah debet atau kredit. Selain itu anda harus menentukan sendiri account yang berpengaruh terhadap sisi debet dan kredit tersebut.

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan record journal entry adalah:

^Ø  Penyesuaian pemakaian perlengkapan (supplies)

^Ø  Penyesuaian alokasi sewa bulanan terhadap sewa dibayar di muka

^Ø  Penyesuaian cadangan kerugian piutang

^Ø  Setoran ke Bank dan ambilan uang dari Bank (selain dari Banking)

^Ø  Pengkreditan PPN Masukan dan PPN Keluaran

^Ø  Pencatatan dan pengakuan biaya yang masih harus dibayar seperti bunga, sewa, dan lainnya.

^Ø  Penyusutan aktiva tetap, dll

Cara pengisian jurnal umum:

1.  Klik Record Jurnal Entry pada menu Account

2.      General Journal diisi nomor urut identifikasi transaksi, Date diisi tanggal transaksi (perhatikan setting tanggal, D/M/YY atau M/D/YY), Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi yang terjadi, Acc# diisi kode account yang dipilih, lalu isikan nominal debet dan kreditnya.

3.      Klik Record

B. MENU BANKING

Menu Banking berfungsi sebagai Jurnal Penerimaan Kas (Receive Money) dan Jurnal Pengeluaran Kas (Spend Money) yang digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas selain transaksi penjualan dan pembelian.

1.       Penerimaan Kas (Receive Money)

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:

^Ø   Menerima pendapatan bunga, sewa, dan lain-lain

^Ø   Menerima kembali piutang yang telah dihapuskan, dll

Cara pengisian jurnal penerimaan kas:

a)  Klik Receive Money pada menu Banking

b)      Deposit to Account diisi account yang digunakan untuk penerimaan kas bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan), Payor diisi nama pihak yang membayar, ID# diisi nomor urut identifikasi transaksi penerimaan kas, Date diisi tanggal terjadinya transaksi penerimaan kas,

Amount Received diisi jumlah uang diterima, Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi, Payment Metode diisi cara pembayaran yang digunakan, Acc# diisi kode account yang digunakan untuk mengalokasikan penerimaan kas

c)  Klik Record

2.       Pengeluaran Kas (Spend Money)

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:

^Ø   Pembelian perlengkapan

^Ø   Pembayaran beban-beban (gaji, listrik dan telepon, iklan, asuransi, bunga, dan lain-lain)

^Ø   Pengeluaran uang untuk keperluan pribadi (prive)

^Ø   Pembayaran angsuran, dll

Cara pengisian jurnal pengeluaran kas:

a)       Klik Spend Money pada menu Banking

b)      Pay from Account diisi account yang digunakan untuk pembayaran kas bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan), Payee diisi nama pihak yang menerima pembayaran, Cheque No. diisi nomor urut identifikasi transaksi pengeluaran kas, Date diisi tanggal terjadinya transaksi pengeluaran kas, Amount diisi jumlah uang dibayarkan oleh perusahaan, Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi, Acc# diisi kode account yang digunakan untuk mengalokasikan pembayaran kas dan amount diisi jumlah uang yang dibayarkan

c)       Klik Record

C. MENU SALES

Menu Sales digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan penjualan. Transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal ini dapat berupa penjualan item, penjualan service, penjualan professional, dan penjualan miscellaneous. Penjualan item digunakan untuk mencatat penjualan berupa barang dagang (item). Penjualan service digunakan untuk mencatat penjualan-penjualan jasa yang tidak terdapat atau tidak memiliki persediaan. Penjualan professional digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa profesional yang diberikan atau dijual kepada customer. Penjualan miscellaneous digunakan untuk mencatat transaksi penjualan lain-lain yang tidak dapat dicatat melalui penjualan barang, penjualan jasa, dan penjualan profesional.

Transaksi yang dicatat dalam Sales (Jurnal Penjualan) adalah:

^Ø   Penjualan secara tunai

^Ø   Penjualan secara kredit

^Ø   Penjualan dengan uang muka

^Ø   Retur penjualan

^Ø   Penerimaan pembayaran piutang 

Menu Inventory

MENU INVENTORY

Menu Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang dagangan. Fungsi dari fasilitas ini sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Item List adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat membuat faktur baik di sales maupun purchases.

A.  Membuat Data Persediaan Barang Dagangan (Inventory)

Anda dapat membuat item list dari menu Command Centre – Inventory – Item

List.

Setelah muncul tampilan seperti pada gambar, klik tombol New untuk membuat data item yang baru. Setelah mengklik tombol New maka akan muncul jendela Item Information yang memiliki fasilitas Profile, Buying Details, Selling Details, History, dan Auto Build.

1.        Profil

Item Number                  : diisi kode barang

Name                             : diisi nama barang

I Buy This Item               : kotak ini diisi apabila membeli barang untuk dijual kembali

I Sell This Item               : kotak ini diisi untuk barang yang dijual kembali

I Inventory This Item    : kotak  ini  diisi  apabila  nilai  barang  yang  dijual  tersebut

dicatat dalam rekening persediaan

Cost of Sales Account   : diisi account harga pokok penjualan.

Untuk mencatat harga pokok penjualan

Income Account for

Tracking Sales               : diisi account penjualan.

Untuk mencatat hasil penjualan barang dagang

Asset Account for Item

Inventory                        : diisi account persediaan barang dagang.

Untuk mencatat persediaan barang dagangan

Qty on Hand                  : menunjukkan stock (jumlah) saat ini

Current Value                : menunjukkan nilai uang dari jumlah barang saat ini

Average Cost                 : harga rata-rata per unit

Inactive Item                  : jika diaktivkan, maka tidak dapat digunakan untuk transaksi

Copy from                      : menyalin beberapa default atas item tersebut dengan item

yang  lainnya.  Hal  ini  untuk  mempercepat  pengisian  per

item barang sejenis

2.        Item Details

Bagian detail ini kita dapat menambahkan link gambar atas item yang sedang terbuka. Klik ganda tulisan link picture lalu klik tombol link dan cari letak gambar yang ingin dimasukkan ke dalam data item tersebut. 

3.        Buying Details

Last Purchase Price :  harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis terisi

bila sudah input transaksi di MYOB)

Standart Cost                   :  isikan  dasar  perhitungan  harga  beli  barang  dagang

perusahaan

Buying Unit of Measure  :  satuan pebelian dalam ukuran terkecil. Isikan Pcs

Number of Item per

Buying Unit                      : ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty item

Tax Code When Bought  : kode pajak saat dibeli item tersebut

Minimum Level for

Restocking Alert                : minimal  Qty  yang  ada  digudang  untuk  informasi

peringatan saat barangnya sudah mencapai limit

Primary Supplier to

Reorder                             : supplier pertama yang sering diminta order barang

Supplier Item Number       : nomor (kode) barang dari supplier

Default Reorder Quantity : default setiap order pembelian beberapa Qty-nya

4.        Selling Details

Base Selling Price : isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap customer Selling Unit of Measure : isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan

Number of Item per

Buying Unit : isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya Tax Code When Sold : pilih jenis kode pajak saat dijual

Inclusive/Exclusive : pilih harga yang ditetapkan apakah sudah termasuk pajak atau belum

Calculate Sales Tax on : pilih apakah PPN dihitung dari base selling price atau actual selling price (yang nanti diisi dalam faktur)

5.        History

Bagian ini menampilkan ringkasan total barang yang telah dibeli dalam kuantitas maupun dalam nilai, dan total barang yang telah dijual dalam kuantitas maupun nilai penjualannya derta harga pokoknya dalam suatu periode.

6.        Auto-Build

Bagian ini berguna untuk merakit suatu item dari beberapa item lain yang ada di gudang.

7.        Inventory Opening balance

Persediaan awal barang dagang harus anda masukkan dari menu Adjust Inventory. Menu ini merupakan fasilitas untuk menyesuaikan persediaan barang baik penyesuaian harga pokok barang maupun kuantitas barang. Setiap melakukan adjust inventory akan ditanyakan tandingan dari inventory.

Membuat saldo awal dengan langkah sebagai berikut:

·         Pada menu Command Centre klik Inventory – adjust inventory akan muncul jendela Adjust Inventory seperti berikut:

·         Isikan jenis barangnya

·         Isikan harga pokok barang per unit di kolom unit cost lalu tekan Tab sehingga kolom amount terisi otomatis

·         Isikan akun persediaan barang dagang di kolom account

·         Klik Record untuk menyimpan data persediaan barang tersebut